Wynajem kserokopiarki — nazywany również dzierżawą kserokopiarki lub drukarki — pozwala firmie korzystać z urządzenia bez ponoszenia pełnego kosztu zakupu na początku. W praktyce najważniejszą korzyścią nie jest jednak samo rozłożenie wydatku w czasie. Dobrze przygotowana umowa porządkuje całą obsługę druku: od doboru sprzętu i instalacji, przez dostawy tonerów, aż po serwis w razie awarii.

To rozwiązanie ma sens szczególnie wtedy, gdy drukowanie jest częścią codziennej pracy, a przestój urządzenia utrudnia obsługę klientów, księgowość, pracę sekretariatu albo obieg dokumentów. Nie oznacza to jednak, że wynajem zawsze będzie najlepszy. W tym poradniku pokazujemy zarówno zalety, jak i ograniczenia, aby decyzja wynikała z liczb i potrzeb firmy.

Jak działa wynajem kserokopiarki lub drukarki?

Firma otrzymuje urządzenie dopasowane do ustalonych potrzeb i korzysta z niego przez okres określony w umowie. Rozliczenie może składać się ze stałej miesięcznej opłaty, kosztu wykonanych stron albo połączenia obu tych elementów. Dokładny model zależy od oferty i przewidywanego wolumenu druku.

Najpierw określa się liczbę stron czarno-białych i kolorowych, format papieru oraz potrzebne funkcje. Dopiero później dobiera się urządzenie. Jest to ważne, ponieważ mała drukarka A4 używana przez jedną osobę pracuje w innych warunkach niż kolorowa kserokopiarka A3 obsługująca kilka działów firmy.

Po zaakceptowaniu warunków urządzenie jest dostarczane, instalowane i konfigurowane. Można ustawić drukowanie sieciowe, skanowanie do folderu lub poczty, książkę adresową i inne funkcje potrzebne pracownikom. Użytkownicy otrzymują krótkie szkolenie, dzięki czemu nie muszą samodzielnie poznawać wszystkich ustawień.

Co może obejmować abonament za kserokopiarkę?

Zakres usługi należy zawsze sprawdzić w konkretnej umowie. W modelu pełnej obsługi WIDKOT oferta może obejmować nie tylko udostępnienie urządzenia, ale również czynności potrzebne do jego codziennej pracy:

• Dostawę urządzenia do siedziby klienta
• Instalację i konfigurację funkcji sieciowych
• Szkolenie użytkowników z podstawowej obsługi
• Tonery dostarczane zgodnie z zużyciem
• Przeglądy, części i naprawy objęte zakresem umowy
• Pomoc zdalną przy problemach z konfiguracją
• Dojazd serwisu w uzgodnionym obszarze obsługi
• Możliwość zmiany urządzenia, gdy potrzeby firmy wzrosną

W typowym wariancie z pełną obsługą klient zapewnia przede wszystkim papier oraz standardowe warunki pracy urządzenia, w tym zasilanie i dostęp do sieci. Tonery i serwis są rozliczane zgodnie z zapisami umowy. Warto od razu ustalić, czy opłata obejmuje wszystkie materiały poza papierem i czy istnieją elementy traktowane jako zużycie nieobjęte usługą.

Znaczenie ma także sposób zgłaszania toneru. Dostawa materiału „na ostatnią chwilę” może zatrzymać pracę, dlatego dobrze, gdy zapotrzebowanie jest zgłaszane odpowiednio wcześniej lub kontrolowane na podstawie stanu urządzenia. Podobnie wygląda pomoc techniczna: część problemów z drukowaniem i skanowaniem można rozwiązać zdalnie, bez oczekiwania na wizytę serwisanta.

Ile kosztuje wynajem kserokopiarki?

Nie ma jednej uczciwej ceny dla każdego biura. Koszt zależy od klasy urządzenia, formatu A4 lub A3, druku monochromatycznego albo kolorowego, wyposażenia dodatkowego i liczby wykonywanych stron. Innej oferty potrzebuje firma drukująca 500 stron miesięcznie, a innej biuro wykonujące 15 000 stron.

Najczęściej spotkasz dwa sposoby rozliczenia:

Przykład: 1000 stron czarno-białych i 1000 kolorowych

Aby porównać warianty, pomnóż liczbę stron przez odpowiednie stawki, a następnie uwzględnij opłatę stałą lub minimalny abonament. Jeśli wartość wykonanych wydruków w wariancie abonamentowym jest niższa od miesięcznego minimum, płacisz minimum. Jeśli jest wyższa — koszt wynika z faktycznej wartości stron zgodnie z warunkami oferty.

Do szybkiego sprawdzenia różnych wariantów możesz wykorzystać kalkulator wynajmu kserokopiarek WIDKOT. Wpisujesz przewidywaną miesięczną liczbę wydruków oraz stawki z otrzymanej oferty. Kalkulator pokazuje koszt obu wariantów i wskazuje korzystniejszy przy zadanym wolumenie. Wynik ma charakter porównawczy — ostateczne warunki zawsze wynikają z indywidualnej oferty i umowy.

Kiedy dzierżawa drukarki lub kserokopiarki się opłaca?

Wynajem jest szczególnie wart rozważenia, gdy urządzenie ma pracować regularnie, firma nie chce zamrażać środków w zakupie i oczekuje jednej odpowiedzialnej strony za sprzęt oraz obsługę techniczną. Najczęściej korzyści widać w następujących sytuacjach:

• Przestój utrudnia pracę. Kiedy brak możliwości drukowania dokumentów zatrzymuje obsługę klientów lub pracę administracji, dostęp do serwisu ma realną wartość.
• Koszty mają być przewidywalne. Zamiast osobno kupować toner, bęben, części i zamawiać naprawy, firma rozlicza usługę według wcześniej ustalonych zasad.
• Potrzeby mogą się zmienić. Rosnąca liczba pracowników albo dokumentów może wymagać wydajniejszego modelu. Możliwość zmiany urządzenia należy ustalić w umowie.
• Brakuje osoby technicznej. Dostawca pomaga w konfiguracji drukowania i skanowania, a pracownicy nie tracą czasu na samodzielne diagnozowanie usterek.
• Firma chce uniknąć dużego wydatku początkowego. Wynajem pozwala rozłożyć koszt korzystania ze sprzętu w czasie.

Kiedy zakup może być lepszy?

Zakup warto rozważyć, jeżeli firma drukuje bardzo mało, ma już własne wsparcie techniczne i może zaakceptować ryzyko niespodziewanych napraw. Może być też uzasadniony wtedy, gdy urządzenie ma wykonywać proste zadania przez wiele lat, a nabywca świadomie odkłada budżet na tonery, części i serwis.

Nie wystarczy jednak porównać abonamentu z ceną urządzenia. Do zakupu trzeba doliczyć całkowity koszt posiadania: materiały eksploatacyjne, okresowe części, robociznę, dojazdy, czas poświęcony na zamawianie tonerów i koszt przestojów. Dopiero takie zestawienie pokazuje, która opcja jest faktycznie tańsza.

Jak dobrać urządzenie do wynajmu?

Dobór powinien zacząć się od sposobu pracy, a nie od konkretnego modelu. Marka i oznaczenie urządzenia są ważne, ale dopiero po określeniu podstawowych wymagań.

1. Miesięczna liczba wydruków

Podaj orientacyjną liczbę stron, najlepiej na podstawie liczników obecnych urządzeń lub zużycia papieru. Oddziel wydruki czarno-białe od kolorowych. Nie trzeba znać wyniku z dokładnością do jednej strony — ważny jest przedział i informacja, czy w niektórych miesiącach obciążenie wyraźnie rośnie.

2. Format A4 czy A3

Jeśli firma drukuje głównie faktury, pisma i umowy, urządzenie A4 może być wystarczające. Format A3 jest potrzebny m.in. do zestawień, planów, materiałów szkoleniowych lub dokumentów, które mają być składane do A4. Kserokopiarki A3 są zwykle większe i bardziej rozbudowane, dlatego nie warto wybierać ich wyłącznie „na zapas”.

3. Kolor czy druk monochromatyczny

Kolor jest przydatny przy ofertach, prezentacjach, materiałach dla klientów i dokumentach z oznaczeniami. Jeżeli większość pracy stanowią dokumenty tekstowe, urządzenie monochromatyczne może obniżyć koszt. W urządzeniu kolorowym można ustawić domyślny druk czarno-biały, aby kolor był używany świadomie.

4. Skanowanie i obieg dokumentów

Warto ustalić, czy potrzebne jest skanowanie dwustronne, automatyczny podajnik dokumentów, wysyłanie skanów do poczty, folderu sieciowego lub pamięci USB. Szybki skaner potrafi oszczędzić więcej czasu niż niewielka różnica w prędkości drukowania.

5. Wyposażenie dodatkowe

Dodatkowe kasety papieru, finiszer, zszywanie lub podstawka mają sens tylko wtedy, gdy odpowiadają rzeczywistemu procesowi. Przy kilku rodzajach papieru osobne kasety ograniczają ręczne przekładanie nośników. Z kolei finiszer może być zbędnym kosztem, jeśli firma nie przygotowuje wielostronicowych kompletów.

Jak wygląda uruchomienie wynajmu w WIDKOT?

WIDKOT obsługuje firmy i instytucje głównie we wschodniej Polsce, m.in. w rejonie Białej Podlaskiej, Siedlec, Lublina, Białegostoku, Chełma, Bielska Podlaskiego, Augustowa i Rzeszowa. Dostępność instalacji i serwisu w konkretnej miejscowości najlepiej potwierdzić podczas kontaktu.

Najczęstsze pytania o wynajem kserokopiarek