Urządzenie używane i poleasingowe to nie zawsze to samo

Określenie „poleasingowa” informuje przede wszystkim o wcześniejszym sposobie użytkowania lub finansowania. Nie mówi automatycznie, w jakim stanie jest urządzenie. Dwie kserokopiarki tego samego modelu i z podobnym licznikiem mogą różnić się jakością wydruku, historią serwisową, wyposażeniem oraz zużyciem kluczowych podzespołów.

Dlatego ważniejsze od samej etykiety jest to, co sprzedawca zrobił przed wystawieniem urządzenia. W WIDKOT traktujemy przygotowanie jako osobny etap: urządzenie trzeba obejrzeć, sprawdzić mechanicznie, wykonać wydruki testowe, zweryfikować skanowanie i podajnik dokumentów, a następnie określić, które elementy wymagają wymiany lub regulacji.

Producent Konica Minolta również prowadzi europejski program ponownego przygotowania urządzeń bizhub. Pokazuje to, że urządzenie odnowione może być pełnoprawnym elementem firmowej infrastruktury, ale jego jakość zależy od powtarzalnego procesu kontroli i przygotowania, a nie od samego określenia „refurbished” czy „poleasingowe”.

Nowa a poleasingowa kserokopiarka — najważniejsze różnice

Licznik jest ważny, ale nie opisuje całego stanu urządzenia

Przebieg pomaga ocenić skalę dotychczasowej pracy, jednak nie powinien być jedynym kryterium. Urządzenie z wyższym licznikiem, regularnie serwisowane i pracujące w stabilnych warunkach, może być lepszym wyborem niż egzemplarz z niższym przebiegiem, ale zaniedbany albo długo przechowywany w niewłaściwych warunkach.

W urządzeniu kolorowym warto osobno sprawdzić liczbę wydruków monochromatycznych i kolorowych. Znaczenie ma również format: duży udział wydruków A3 obciąża mechanizmy inaczej niż typowa dokumentacja A4. Do tego dochodzą skany, praca automatycznego podajnika i liczba zacięć zapisana w historii serwisowej.

Co sprawdzić przed zakupem kserokopiarki poleasingowej?

Rzetelna oferta powinna umożliwić odpowiedź przynajmniej na poniższe pytania:

• Liczniki: ile urządzenie wykonało stron A4/A3 oraz wydruków kolorowych i czarno-białych?
• Jakość obrazu: czy wydruk testowy ma równe krycie, poprawne kolory i nie zawiera powtarzalnych śladów?
• Bębny i moduły obrazujące: jaki jest ich stan i czy były wymieniane?
• Zespół utrwalania: czy papier wychodzi prawidłowo utrwalony, bez zagnieceń i śladów?
• Podawanie papieru: czy kasety, podajnik boczny i dupleks działają bez zacięć?
• ADF/DADF: czy podajnik poprawnie pobiera dokumenty jednostronne i dwustronne?
• Skanowanie: czy działa skan do e-maila, folderu sieciowego lub innego miejsca używanego w firmie?
• Wyposażenie: jakie kasety, podstawa, finisher, moduły faksu i opcje są faktycznie zamontowane?
• Sieć i sterowniki: czy model jest zgodny z używanymi komputerami, serwerem i zasadami IT?
• Gwarancja: ile trwa, co obejmuje oraz czy dotyczy robocizny, części i dojazdu?

Stan materiałów i podzespołów ma bezpośrednie przełożenie na dalsze koszty. Konica Minolta wskazuje między innymi, że stan bębnów wpływa na jakość druku, a ich deklarowana żywotność jest określana dla konkretnych warunków pokrycia strony. Z tego powodu warto pytać nie tylko o toner znajdujący się w urządzeniu, lecz także o elementy, których wymiana może przypaść krótko po zakupie.

Co powinno oznaczać „gotowa do pracy”?

To określenie powinno odnosić się do konkretnych czynności, a nie być wyłącznie hasłem w ogłoszeniu. Zakres zależy od modelu i stanu egzemplarza, ale przed wydaniem urządzenia warto potwierdzić:

• czyszczenie toru papieru, optyki i wnętrza urządzenia,
• kontrolę elementów podających i utrwalających,
• test kopiowania, drukowania, skanowania oraz dupleksu,
• sprawdzenie wszystkich kaset i podajnika dokumentów,
• aktualizację lub konfigurację ustawień odpowiednich dla firmy,
• wydruk kontrolny oraz usunięcie danych poprzedniego użytkownika, jeśli urządzenie je przechowywało.

Osobno trzeba ustalić dostawę, wniesienie, konfigurację sieciową i krótkie szkolenie. Najtańsza oferta bez tych usług może po uruchomieniu okazać się mniej korzystna niż droższe urządzenie przygotowane i wdrożone w firmie.

Nie porównuj wyłącznie ceny urządzenia

Rzeczywisty koszt obejmuje zakup, materiały eksploatacyjne, części okresowe, serwis i przestoje. Przy dwóch podobnych modelach tańszy egzemplarz może wymagać szybkiej wymiany bębnów lub zespołu utrwalania, podczas gdy urządzenie droższe będzie miało te elementy przygotowane na dłuższą pracę.

Do dokładniejszego porównania wykorzystaj również poradnik jak policzyć koszt wydruku jednej strony. Jeżeli zamiast zakupu rozważasz stałą opłatę, zobacz także kiedy opłaca się wynajem kserokopiarki.

Kiedy wybrać urządzenie nowe, a kiedy poleasingowe?

Nowa kserokopiarka będzie bezpieczniejszym wyborem, gdy:

• urządzenie ma pracować intensywnie i obsługiwać wiele osób,
• firma wymaga aktualnych zabezpieczeń, integracji i długiego wsparcia,
• potrzebna jest konkretna konfiguracja wyposażenia,
• ważna jest maksymalna przewidywalność kosztów i historii sprzętu,
• zakup jest planowany na wiele lat.

Kserokopiarka poleasingowa może być lepsza, gdy:

• budżet zakupu jest ograniczony, ale firma potrzebuje urządzenia klasy biznesowej,
• miesięczny nakład jest umiarkowany,
• nie są potrzebne funkcje dostępne tylko w najnowszej generacji,
• sprzedawca potrafi udokumentować stan i zakres przygotowania,
• zapewnione są części, materiały oraz serwis.

Jeżeli nadal nie masz pewności, zacznij od liczby wydruków, udziału koloru, wymaganych formatów i sposobu skanowania. Nasz poradnik jak dobrać kserokopiarkę do liczby wydruków pomoże uporządkować te informacje.

Najczęstsze pytania

Czy wysoki licznik oznacza, że urządzenie jest zużyte?

Nie zawsze. Licznik trzeba oceniać razem z konstrukcją modelu, rodzajem wykonywanych wydruków, stanem podzespołów i historią serwisową. Nie powinno się jednak ignorować przebiegu ani zastępować nim pełnej kontroli.

Czy kserokopiarka poleasingowa ma gwarancję?

Może mieć, ale zakres i czas gwarancji określa sprzedawca. Przed zakupem trzeba sprawdzić, czy obejmuje części, robociznę, transport lub dojazd oraz jakie elementy eksploatacyjne są z niej wyłączone.

Czy poleasingowa kserokopiarka jest bezpieczna dla firmowej sieci?

Zależy od generacji, dostępnych aktualizacji i konfiguracji. Przed wdrożeniem należy usunąć dane poprzedniego użytkownika, zmienić hasła, wyłączyć nieużywane usługi i dopasować ustawienia do zasad obowiązujących w firmie.

Czy lepiej kupić urządzenie, czy je wynająć?

Zakup daje własność urządzenia, natomiast wynajem może połączyć sprzęt, serwis i materiały w przewidywalnej opłacie. Decyzja zależy od nakładu, oczekiwanego czasu użytkowania i tego, kto ma przejąć odpowiedzialność za obsługę.